روابط عمومی نوین ایران

مکالمه نخستین ابزار مدیریتی در برنامه ریزی زندگی و سازمانی

مکالمه به این دلیل مهم است که یکی از ابزارهای کارساز بشر برای کنترل و درک محیط خویش و تاثیر در آن است. افزون بر این باید گفت که حداقل برای اکثر افراد، استفاده از کلام یکی از بهترین ابزارهای کسب بیشترین پاداش در محیط زندگی و به حداقل رساندن تنبیه است.

 

مهارت کلامی

 

مکالمه، نخستین ابزار مدیریتی است. مکالمه در واقع چگونگی برنامه‌ریزی زندگی و سازمانی کارها و نحوه ایجاد رابطه با همکاران و مشتریان است. مکالمه نحوه درک احساسات اشخاص، تفکر و اعمال آنها و راهی برای تاثیرگذاری بر دیگران و تاثیرپذیری از آنهاست. زبان، نوعی سیستم ارتباطات انسانی مبتنی بر اصوات گفتاری است که به عنوان نمادهای قراردادی مورد استفاده قرار می‌گیرد. حواس ما، پیوسته ما را آماج بمبارانی از علائم قرار می‌دهد تا وادار شویم آنها را تفسیر کرده و در بانک اطلاعاتی خود ذخیره سازیم.

 

نتایج حاصل از مطالعات نشان می دهد که مدیران ۹٪ درصد روز کاری خود را به خواندن، ۱۶٪ به نوشتن،۳۰٪ به گفتگو و ۴۵٪ درصد را به گوش دادن می گذرانند. لذا با توجه به درصد زمانی که ارتباطات شفاهی(گفتاری) به خود اختصاص می دهد ما در مهارت کلامی تاکید بر جنبه شفاهی یا گفتاری ارتباطات را مد نظر قرار داده ایم.

 

بر این اساس مهارت کلامی عبارت است از به کارگیری آگاهانه نمادهای کلامی به منظور ترغیب کردن دیگران به انجام کار. روان شناسان در این مورد اتفاق نظر دارند که از راه زبان، انسان تحول اساسی پیدا می کند. بعضی از اهل منطق، معرفت شناسان و صاحبنظران فراتر می روند و می گویند به واسطه زبان و از طریق کلام است که کودک از وضع و حال حیوان به صفت انسان در می آید. یا می گویند زبان خانه وجود است و اگر زبان نبود تاریخ نبود.

 

اهمیت ارتباط کلامی

 

مکالمه به این دلیل مهم است که یکی از ابزارهای کارساز بشر برای کنترل و درک محیط خویش و تاثیر در آن است. افزون بر این باید گفت که حداقل برای اکثر افراد، استفاده از کلام یکی از بهترین ابزارهای کسب بیشترین پاداش در محیط زندگی و به حداقل رساندن تنبیه است.

در میان همه اموری که مدیر طی روز انجام می دهد، حرف زدن در مرتبه اول قرار دارد. گفتار مدیر را از طریق تماس تلفنی، شرکت در کنفرانس ها، جلسات، تماس های رودر رو با شهروندان و… می توان مورد توجه قرار داد. مدیر با بهره جستن از کلمات کار می کند. در حقیقت هنگامی که مدیر در سازمان خود انجام وظیفه می کند، مهمترین جنبه شغلی وی آن است که از محیط کلامی خویش به طور شایسته بهره گیرد.

وقتی یک مدیر پیامی می فرستد باید سعی کند تا از زبان(تا حد امکان)، با دقت و با ملاحظه تمام جوانب استفاده کند، تا سوء تفاهم ها را کم کند. به این ترتیب مهارت در ارتباط گفتاری برای مدیر مهم و ضروری است و او بایستی تلاش کند تا گفتارش واضح و روشن و در عین حال قابل فهم و به دور از ابهام و تحریف باشد.