شرایط مؤفقیت روابط عمومی ها در آزمون رسانه ها

میان دست اندرکاران روابط عمومی و روزنامه نگاران همواره حیطه های عدم توافق، اختلاف و اصطحکاک وجود دارد اما این امر بدان معنا نیست که بین این دو نمی توان یک رابطۀ مستحکم کاری را برپایۀ احترام متقابل، اصول اطلاع رسانی و استفاده از قابلیتهای متقابل به نفع مردم بنا نهاد

شرایط مؤفقیت روابط عمومی ها در آزمون رسانه ها
میان دست اندرکاران روابط عمومی و روزنامه نگاران همواره حیطه های عدم توافق، اختلاف و اصطحکاک وجود دارد اما این امر بدان معنا نیست که بین این دو نمی توان یک رابطۀ مستحکم کاری را برپایۀ احترام متقابل، اصول اطلاع رسانی و استفاده از قابلیتهای متقابل به نفع مردم بنا نهاد. نباید فراموش کرد که داشتن یک رابطۀ خوب کاری با رسانه ها برای یک روابط عمومی امری حیاتی است و به همین دلیل در اینجا چند توصیۀ مهم را که رعایت آنها از سوی روابط عمومی ها، ارتباط با رسانه ها را مستحکمتر می کند، متذکر می شویم:

۱-حقایق را تحریف نکنید
در ارایۀ مطالب خبری به مطبوعات اغراق و حقایق را تحریف نکنید، در صورتی که از صحت مطلبی مطمئن نیستید و یا پاسخی برای پرسش های مطروحه ندارید واقعیت را بگویید و در صورتی که حق ارایۀ اطلاعات را ندارید، همین موضوع را به گونه ای که صلاح می دانید و باعث دردسر بعدی برایتان نمی شود، بیان کنید.

۲-تماس برای رفع اشکال
زمانی که از پست سفارشی یا نمابر برای ارسال خبر استفاده می کنید باید مطمئن باشید که مطالب ارسالی دریافت شده است با این وصف بهتر است از خبرنگار بخواهید تا اگر مطلب ارسالی شما ناخواناست یا مشکلی دارد آن را به شما اطلاع دهد تا دوباره برای او بفرستید یا نکات مبهم را از طریق تلفن تصحیح کنید.

۳-همیشه با خبرنگاران بودن
اگر شما سخنگوی یک سازمان یا مسئول روابط عمومی هستید مسئولیت شما حکم می کند که در تمام ساعات شبانه روز در دسترس خبرنگاران باشید. گزارشگران باید شماره تلفن همراه، دفتر و حتی خانۀ شما را داشته باشند، چرا که همۀ سؤالات و مسایل مربوط به ادارۀ متبوع شما الزاماً در ساعات اداری مطرح نمی شوند.

۴-محدود کردن نامه های ارسالی
ارسال خبرهای زیاد و پی در پی، کاری ناکارآمد و پرهزینه است و دروازه بانان رسانه ای را هم کلافه می کند. تنها باید برای رسانه هایی مطلب فرستاد که به مطلب ارسالی شما علاقه داشته و آنها را به صورت خبر یا گزارش مورد استفاده قرار می دهند.

موانع ارتباط مطلوب بین رسانه ها و روابط عمومی ها
موانعی وجود دارند که مانع از برقراری ارتباط مطلوب بین روابط عمومی ها و رسانه های می شوند که در زیر به مهمترین آنها اشاره می شود:

۱-عدم آشنایی به محدودیت های همدیگر
عدم شناخت و آگاهی کافی نسبت به توانایی ها، جایگاه و محدودیت ها و ظرفیت ها از سوی روابط عمومی ها و رسانه های جمعی نسبت به یکدیگر را می توان به عنوان یکی از مهمترین نواقص و تنگناهای ارتباطی بین این دو واحد ارتباطی مطرح کرد.از یک طرف، روابط عمومی ها گمان می کنند مطبوعات و رادیو و تلویزیون می توانند و باید کلیۀ مطالب آنها را به شکل دلخواه روابط عمومی منعکس کنند. از طرف دیگر، رسانه ها از محدودیت های سازمانی و مشکلات درون سازمانی روابط عمومی اطلاع کافی ندارند و گمان می کنند روابط عمومی به راحتی و آسوده خاطر می تواند اطلاعات لازم را در اختیار آنها قرار دهد.

۲-ضعف آموزش حرفه ای
این مسئله نیز بین روابط عمومی ها و رسانه ها مشترک است؛ به گونه ای که از یک طرف، در رسانه ها و به ویژه مطبوعات، مسئلۀ کمبود نیروی انسانی آموزش دیده وجود دارد و از طرف دیگر این مسئله در روابط عمومیها نیز مشهود است؛ به گونه ای که هم اینک تنها ۳/۱۲ درصد کارکنان روابط عمومی، دارای آموزش تخصصی در زمینه های ارتباطات و روابط عمومی هستند. در مقابل، تعداد روزنامه نگاران متخصص و آموزش دیده نیز از ۱۴ درصد فراتر نمی رود. بنابراین، یکی از موانع اصلی در راه برقراری ارتباط مطلوب بین رسانه ها و روابط عمومی ها، مسئلۀ کمبود نیروی انسانی متخصص در این دو کانون ارتباطی است و باید آن را یک مسئلۀ مشترک نام داد و لازم است به طور کلی در تبیین مسایل موجود بین رسانه ها و روابط عمومی ها، نارسایی های هر دو مورد توجه قرار گیرد و قهر موجود بین این دو به گردن یک طرف نیافتد.

۳-کمبود خبرنگاران تخصصی و عدم ثبات خبرنگاران در حوزه های کاری
یکی از موانع موجود در تحکیم روابط رسانه ها و روابط عمومی ها، خبرنگاران تخصصی است؛ به عبارت دیگر، عدم تسلط علمی خبرنگار به موضوعات مربوط به حوزۀ کاری خود، بعضاً باعث طرح موضوع هایی از طرف وی می شود که دربهبود روابط او با روابط عمومی، ایجاد اشکال می کند. همچنین، تعویض پی در پی حوزۀ خبرنگاران ـ در حالی که خبرنگار در مدت کار در آن حوزه به اطلاعات شایان توجهی دست می یابد ـ فرصت تحکیم روابط را از میان می برد. این مانع را باید از موانع مربوط به رسانه ها دانست.

۴-ضعف خبرنویسی در روابط عمومی ها
یکی از عوامل مؤثر در عدم برقراری ارتباط مطلوب بین رسانه ها و روابط عمومی ها، عدم درج اخبار ارسالی از طرف روابط عمومی ها در مطبوعات است. از عوامل عمدۀ عدم درج اخبار روابط عمومی ها در مطبوعات می توان به تکیۀ خبرنویسان روابط عمومی به ارزش های سازمانی در مقابل ارزش های خبری، نابهنگامی ارسال اطلاعات، عدم تسلط به شیوه های علمی نگارش در روابط عمومی و عدم آشنایی با نگارش مطبوعاتی اشاره کرد. عامل دیگر، سهل انگاری در تهیۀ خبر توسط کارشناسان روابط عمومی و عدم تولید اخبار نو و کامل از طرف آنان است.

۵-موانع فرهنگی و اجتماعی
یکی از موانع موجود بر سر راه اطلاع رسانی، در کشور ما موانع فرهنگی و اجتماعی است. علی رغم تمایل بعضی از روابط عمومی ها برای ارایۀ اطلاعات مورد نیاز رسانه ها، برخی از مسئولان یک سازمان مانع از انجام این کار می شوند. بعضی از مسئولان این کار را نوعی ریا و تظاهر می دانند و اطلاعات لازم را در اختیار روابط عمومی قرار نمی دهند و یا از انجام مصاحبه با رسانه ها خودداری می کنند.

۶-گرایش مطبوعات به مصاحبه با افراد بالای هرم قدرت در سازمان ها
اکثر خبرنگاران رسانه ها می کوشند، اطلاعات مورد نیاز خود را از مقامات بالای یک سازمان کسب کنند، در حالی که بعضاً مدیران اجرایی اشراف بیشتری نسبت به امور دارند. گرچه شهرت، به عنوان یکی از ارزشهای خبری مطرح است، با این حال، گرایش یکسویۀ خبرنگاران به مصاحبه با مسئولان رده بالا در حد وزیر یا معاون وزیر و کمبود وقت آنان، به روابط بین رسانه ها و روابط عمومی خدشه وارد می کند.